Política de Privacidade

Cada clínica é a controladora dos dados de seus pacientes e interessados: decide o que registrar, por quanto tempo e com qual base legal. Quem opera o Kairo CRM age como operador, seguindo as instruções da clínica.

Para os dados das contas de usuário e do cadastro da clínica, somos controladores, porque precisamos deles para prestar o serviço com segurança.

Pedido de paciente sobre os próprios dados é respondido pela clínica que o atende. Se chegar até nós, encaminhamos à clínica e ajudamos a cumpri-lo.

O sistema trata estas informações:

• Conta de quem usa o sistema: nome, e-mail, papel de acesso e registros de entrada e de uso.
• Cadastro da clínica: dados da empresa, profissionais e configurações.
• Pacientes e interessados registrados pela clínica: dados de contato e de cadastro, agendamentos, vendas, anotações da equipe e, quando a clínica registra, informação de saúde, fotos e documentos assinados.
• Conversas de WhatsApp da clínica, com os arquivos trocados.
• Agenda do Google, apenas quando a clínica conecta a dela: o e-mail da conta conectada, os dados das consultas enviadas para a agenda e o horário de início e de fim dos compromissos que já existem nela, para mostrar o que está ocupado. O detalhe está na seção sobre a agenda do Google.
• Registros técnicos de acesso, usados para segurança e para corrigir falhas.

Para fazer o sistema funcionar para a clínica que o contratou: dar acesso, atender, agendar, gerar documentos, mostrar os números da clínica, prestar suporte e cumprir obrigação legal. Nenhum outro uso acontece sem instrução da clínica.

Para os dados de pacientes, a base legal é escolhida pela clínica. Para os dados em que somos controladores, as bases são a execução do contrato, o cumprimento de obrigação legal e o legítimo interesse em manter o sistema seguro.

Informação de saúde é dado sensível pela Lei Geral de Proteção de Dados. No sistema, ela tem acesso restrito conforme o papel de cada pessoa da equipe, e as consultas e alterações ficam registradas.

Fotos de pacientes ficam em área privada. A clínica define, com base na autorização do paciente, quais fotos podem ser mostradas; as demais ficam só no prontuário. Se o paciente revogar a autorização, a clínica registra a revogação e as fotos deixam de ser compartilhadas.

Quando a clínica ativa o assistente, as conversas de atendimento daquela clínica são processadas por um serviço de inteligência artificial para responder interessados e organizar as conversas, conforme a configuração da clínica.

A clínica decide se ativa o assistente e o que ele pode responder, e pode desligá-lo a qualquer momento. Não usamos conversas de pacientes para treinar modelos de inteligência artificial.

A clínica pode enviar ao paciente links individuais e com validade para preencher o cadastro, responder a anamnese e assinar termos. O que o paciente preenche vai para o cadastro dele na clínica.

Na assinatura, o sistema registra a localização do aparelho, que é obrigatória, e outros dados do momento, como data e hora, para comprovar a assinatura eletrônica. Esses registros ficam junto do documento, na área da clínica.

O sistema não usa conta Google para entrar. O acesso ao Google só passa a existir quando a clínica conecta a agenda dela, e é pedido em duas partes: a agenda (Google Calendar) e o endereço de e-mail da conta autorizada.

O endereço de e-mail serve a uma finalidade só: mostrar, na tela de integração, qual conta Google está conectada. Ele não dá acesso à caixa de entrada, e nenhuma mensagem é lida, enviada ou armazenada.

A permissão de eventos da agenda é concedida pela clínica na tela de autorização do Google. O uso que o sistema faz dela é escrever e ler.

Escrever é criar, na agenda principal da conta conectada, um evento para cada consulta agendada no sistema, com título, descrição, início e fim, e removê-lo quando a consulta é cancelada.

Ler é consultar os compromissos que já existem naquela agenda principal, apenas na faixa de dias que a tela está mostrando, para mostrar os horários ocupados dentro do sistema. Dessa leitura, o sistema pede ao Google somente o identificador técnico do compromisso, a situação dele, e o início e o fim. Descrição, convidados, local, links de reunião, organizador e anexos nunca são pedidos.

O título do compromisso criado diretamente no Google tem um controle próprio. Enquanto esse controle estiver desativado, que é como o sistema é entregue, o título não é sequer solicitado ao Google e o compromisso aparece apenas como horário ocupado. Quando ele estiver ativado, o título passa a ser solicitado e fica visível para os usuários autorizados daquela clínica e para a central de relacionamento vinculada a ela, que precisam saber quem está agendado para confirmar a consulta.

A agenda não é usada para nenhuma outra finalidade. Não há acesso à caixa de entrada, a arquivo, a contato nem a outro serviço da conta Google, e nada do que vem da agenda alimenta publicidade, formação de audiência, venda de dado ou treinamento de modelo de inteligência artificial.

O uso das informações recebidas das APIs do Google segue a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (Google API Services User Data Policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

A clínica pode desconectar a agenda dentro do sistema ou revogar o acesso a qualquer momento na página de permissões da conta Google dela. Os eventos que já estavam na agenda continuam lá, porque são da clínica.

Quando a clínica conecta a conta de anúncios dela, o sistema recebe os contatos dos formulários de anúncio e os números de desempenho, para mostrar de onde vem cada interessado.

Se a clínica ativar o envio de conversões, o sistema informa à Meta, por conta da clínica, quando um interessado avança no atendimento. Dados de contato seguem protegidos por criptografia, e informação de saúde nunca é enviada.

Estes compromissos valem para todos os dados tratados no sistema:

• Dado de paciente, de interessado ou de conversa não é vendido, alugado nem cedido a ninguém.
• Esses dados não são usados para publicidade própria, formação de audiência ou qualquer produto de dados.
• Dado de uma clínica não é cruzado com dado de outra.
• Não usamos conversas de pacientes para treinar modelos de inteligência artificial.
• Informação recebida das APIs do Google não é vendida, não é usada para publicidade, não é usada para treinar modelo de inteligência artificial e não é transferida a terceiro, salvo o necessário para prestar o próprio recurso de agendamento ou por exigência legal.

Para prestar o serviço, contamos com fornecedores que tratam dados por nossa conta, recebem só o necessário para a função deles e são obrigados a protegê-los:

• Hospedagem e banco de dados.
• Envio de e-mail.
• Mensageria do WhatsApp.
• Inteligência artificial, para o assistente e a leitura de modelos de documento.
• Emissão de nota fiscal.
• Agenda do Google, quando a clínica a conecta.
• Integrações da Meta, quando a clínica as conecta.

Também pode haver entrega de informação por ordem de autoridade competente, nos limites da lei.

Alguns desses fornecedores podem tratar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência segue as garantias exigidas pela Lei Geral de Proteção de Dados.

Os dados de cada clínica ficam isolados dos dados das demais e são protegidos com criptografia. O acesso é controlado por login e papel de cada pessoa, a verificação em duas etapas está disponível para todas as contas, e as ações relevantes ficam registradas em trilha de auditoria.

Se ocorrer um incidente de segurança que possa trazer risco relevante, as clínicas afetadas são avisadas, e as comunicações exigidas pela lei são feitas.

Os dados ficam enquanto a clínica usar o sistema, e ela pode baixar uma cópia a qualquer momento.

Encerrado o contrato e vencido o prazo combinado para a cópia, os dados da clínica são excluídos, salvo o que a lei obrigue a guardar.

A lei garante confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento.

Pacientes e interessados exercem esses direitos junto à clínica que os atende. Usuários exercem os direitos sobre a própria conta pelo e-mail de contato desta Política.

O sistema usa só cookies necessários. Não há cookie de análise, de publicidade nem de rastreamento de terceiro.

• Sessão

  Para que

  Manter a pessoa conectada

  Duração

  Até sair ou a sessão expirar

• Segurança do acesso

  Para que

  Proteger a entrada com código e verificação em duas etapas

  Duração

  De 10 minutos a 30 dias

• Preferências

  Para que

  Lembrar o tema e o menu lateral

  Duração

  1 ano

• Aviso de cookies

  Para que

  Guardar a escolha feita no aviso

  Duração

  1 ano

O sistema não é usado por menores. Quando a clínica atende criança ou adolescente, ela registra os dados com o consentimento do responsável, como a lei exige.

Esta Política pode ser atualizada. A versão vigente e a data estão no início desta página, o histórico no fim, e mudança relevante é comunicada às clínicas antes de valer.

Pedido, dúvida ou reclamação sobre privacidade, inclusive para o encarregado de proteção de dados, pode ser enviado para contato@kairocrm.com.br ou pelo canal de atendimento da clínica.